iDoxcons Product Update January 2025
อัพเดทล่าสุด: 29 ม.ค. 2025
iDoxcons Product Update | มกราคม 2025
ในเดือนมกราคม 2025 นี้ iDoxcons ยังคงมุ่งมั่นพัฒนาฟีเจอร์ใหม่ๆ เพื่อให้การบริหารจัดการเอกสารและการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเน้นการปรับปรุงฟังก์ชันเพื่อรองรับการทำงานแบบ Paperless ลดภาระการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเพิ่มการควบคุมเอกสารผ่านระบบดิจิทัล
ฟีเจอร์ใหม่ที่พร้อมใช้งานในเดือนมกราคมนี้!
ฟังก์ชันลายน้ำ "Uncontrolled Document"
ฟีเจอร์นี้ช่วยอะไร?
- แสดงลายน้ำ "Uncontrolled Document" บนไฟล์ PDF ที่ผู้ใช้ดาวน์โหลด
- ลดภาระการจัดการเอกสารกระดาษ ทำให้การควบคุมเอกสารผ่านระบบ Digital อย่างแท้จริง
วิธีการใช้งาน
- เมื่อ ขึ้นทะเบียน / แก้ไข / ยกเลิก / ทบทวนเอกสาร จะมีตัวเลือกให้กำหนดว่าต้องการให้เอกสารมีลายน้ำหรือไม่
หากไม่ต้องการลายน้ำ ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Check box ด้านล่างไฟล์ - หลังจากเอกสารได้รับการอนุมัติและผู้ใช้ดาวน์โหลดไฟล์ ระบบจะแสดงลายน้ำอัตโนมัติบนเอกสาร PDF
รายละเอียดเพิ่มเติม
- ฟังก์ชันนี้รองรับเฉพาะไฟล์ PDF เท่านั้น
- ไฟล์ที่เป็น Word, Excel หรือรูปแบบอื่นๆ จะไม่สามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้
เหมาะกับใคร?
- บริษัทที่ต้องการลดการใช้เอกสารกระดาษ และต้องการให้ ต้นฉบับเอกสารถูกควบคุมผ่านระบบดิจิทัลเท่านั้น
ฟังก์ชัน Digital Signature
ฟีเจอร์นี้ช่วยอะไร?
- ระบบจะ Stamp ชื่อ-ตำแหน่ง-กิจกรรม-วันเวลา ของผู้ดำเนินการอนุมัติลงบนเอกสาร (ใบ DAR)
- ลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารเพื่อเซ็นชื่อ ช่วยให้การอนุมัติเป็น Paperless อย่างแท้จริง
- สามารถตรวจสอบประวัติการอนุมัติเอกสารย้อนหลังได้ง่าย
วิธีการใช้งาน
- เมื่อมีการร้องขอดำเนินการเอกสารและได้รับการอนุมัติ ระบบจะ Stamp Digital Signature อัตโนมัติ บนใบ DAR
- ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ที่เมนู Document Master List > ค้นหาเอกสาร > เปิดหน้าเอกสาร > คลิก Document Approved History
เหมาะกับใคร?
- องค์กรที่ต้องการลดการใช้เอกสารกระดาษและใช้ลายเซ็นดิจิทัลแทน
- ผู้ที่ต้องการการอนุมัติเอกสารและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้แบบออนไลน์
ฟังก์ชันประวัติการดูเอกสาร
ฟีเจอร์นี้ช่วยอะไร?
- สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้ เปิดดู / ดาวน์โหลด ไฟล์เอกสารในระบบ
- ตรวจสอบได้ว่าสมาชิกในองค์กรมีการอ่านหรือทำความเข้าใจเอกสารที่อัปเดตล่าสุดหรือไม่
วิธีการใช้งาน
- เมื่อมีการเปิดดูหรือดาวน์โหลดเอกสาร ระบบจะทำการ Stamp ชื่อผู้เปิด, วัน และเวลาที่เปิดเอกสาร อัตโนมัติ
- ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบได้ที่เมนู Document Master List > ค้นหาเอกสาร > เปิดหน้าเอกสาร > คลิกรูป ดวงตา ที่อยู่เหนือไฟล์เอกสาร
เหมาะกับใคร?
- DCC (Document Control Center) หรือผู้ดูแลเอกสาร ที่ต้องการติดตามการอ่านเอกสารของพนักงานหลังจากมีการแก้ไขหรือประกาศใช้เอกสาร
ปรับปรุงระบบ Permission (สิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร)
ฟีเจอร์นี้ช่วยอะไร?
- ผู้ใช้งานต้องอยู่ใน Approve Workflow ของแผนกเท่านั้น จึงจะสามารถดำเนินการในระบบได้
- ป้องกันปัญหาผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าไปแก้ไข หรือขอยกเลิกเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต
เงื่อนไขการใช้งาน
- User ต้องอยู่ในแผนกที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร จึงจะสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารคงค้าง, ขอแก้ไข / ยกเลิก / ทบทวนเอกสาร, ตรวจสอบใบ DAR และประวัติของเอกสารในอดีต
- Admin ยังคงสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้ โดยไม่จำกัดสิทธิ์
เหมาะกับใคร?
- องค์กรที่ต้องการกำหนดสิทธิ์ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการแก้ไขหรือขอทบทวนเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ผู้บริหารที่ต้องการให้การควบคุม Workflow เป็นไปตามแผนกที่รับผิดชอบ
