ใบ DAR คืออะไร? ทำไมคนทำ ISO ต้องรู้จัก?

ใบ DAR คืออะไร? ทำไมองค์กรที่ทำ ISO ต้องมี และช่วยควบคุมเอกสารอย่างไร

สำหรับองค์กรที่มีระบบบริหารจัดการตามมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485 หรือมาตรฐานอื่น ๆ การควบคุมเอกสารถือเป็นส่วนสำคัญของระบบ เพราะองค์กรต้องมั่นใจว่าเอกสารที่นำไปใช้งานเป็นฉบับที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจแล้ว

หนึ่งในเครื่องมือที่หลายองค์กรนำมาใช้ในกระบวนการควบคุมเอกสาร คือ ใบ DAR (Document Action Request)

1. ใบ DAR คืออะไร?

DAR ย่อมาจาก Document Action Request หรือ ใบคำขอดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร** เป็นแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับแจ้งความประสงค์ในการดำเนินการกับเอกสารภายในระบบ เช่น
- ขอจัดทำเอกสารใหม่ (Create)
- ขอแก้ไขเอกสาร (Revise)
- ขอยกเลิกเอกสาร (Cancel/Obsolete)
- ขอเปลี่ยนแปลงรายละเอียดหรือสถานะของเอกสาร

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายจัดซื้อมีการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการประเมินผู้ขาย จึงต้องแก้ไข Procedure ที่เกี่ยวข้องจาก Revision 01 เป็น Revision 02 ก่อนที่จะประกาศใช้เอกสารฉบับใหม่ ผู้ขอแก้ไขสามารถจัดทำใบ DAR เพื่อระบุว่า **ต้องการแก้ไขเอกสารฉบับใด แก้ไขเรื่องอะไร เพราะเหตุใด และเสนอให้ใครเป็นผู้พิจารณาอนุมัติ**

ดังนั้น ใบ DAR จึงเปรียบเสมือน **จุดเริ่มต้นของกระบวนการเปลี่ยนแปลงเอกสาร** และช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าเอกสารแต่ละฉบับมีที่มาของการจัดทำหรือแก้ไขอย่างไร

---

2. ทำไมต้องจัดทำใบ DAR?

การควบคุมเอกสารที่ดีไม่ควรเป็นเพียงการนำไฟล์ใหม่ไปแทนไฟล์เก่า แต่ควรมีกระบวนการที่สามารถตรวจสอบและติดตามได้

ใบ DAR ช่วยให้องค์กรทราบว่า

ใครขอ → ขอทำอะไร → กับเอกสารฉบับใด → เพราะอะไร → ใครตรวจสอบ → ใครอนุมัติ → เมื่อใด

จึงช่วยลดปัญหาที่มักเกิดขึ้นในการควบคุมเอกสาร เช่น การนำเอกสารที่ยังไม่ได้อนุมัติไปใช้งาน การแก้ไขเอกสารโดยไม่ทราบผู้ดำเนินการ การใช้ Revision เก่า หรือไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าเหตุใดจึงมีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

นอกจากนี้ ยังช่วยสร้างหลักฐานสำหรับการตรวจติดตามภายใน (Internal Audit) และการตรวจประเมินจากหน่วยรับรอง (Certification Body) ได้อีกด้วย

---

3. ใบ DAR ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

รายละเอียดอาจแตกต่างกันตามระบบของแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปควรมีข้อมูลสำคัญ เช่น

ข้อมูลคำขอ
เลขที่ DAR, วันที่ร้องขอ, ผู้ร้องขอ และหน่วยงาน

ข้อมูลเอกสาร
รหัสเอกสาร, ชื่อเอกสาร, ประเภทเอกสาร, Revision ปัจจุบัน และ Revision ใหม่

ประเภทคำขอ
จัดทำใหม่ / แก้ไข / ยกเลิก หรือการดำเนินการอื่นตามที่องค์กรกำหนด

รายละเอียดและเหตุผล
ระบุรายละเอียดสิ่งที่ต้องการเปลี่ยนแปลง พร้อมเหตุผลในการจัดทำหรือแก้ไข

การพิจารณาและอนุมัติ
ผู้จัดทำ ผู้ทบทวน ผู้อนุมัติ วันที่อนุมัติ และสถานะของคำขอ

ข้อมูลเหล่านี้ทำให้การเปลี่ยนแปลงเอกสารแต่ละครั้งมีหลักฐานและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ

---

4. วิธีการรันรหัสใบ DAR

องค์กรควรกำหนดรูปแบบรหัส DAR ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อป้องกันเลขซ้ำและช่วยให้ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่าย

ตัวอย่างรูปแบบรหัส เช่น

DAR-2026-001

โดยสามารถกำหนดความหมายได้ดังนี้

DAR = Document Action Request
2026 = ปีที่จัดทำคำขอ
001 = Running Number ของรายการ

รายการถัดไปจึงเป็น

DAR-2026-002
DAR-2026-003
DAR-2026-004

หรือองค์กรอาจต้องการแยกตามหน่วยงาน เช่น

DAR-QA-2026-001

โดย QA หมายถึงหน่วยงาน Quality Assurance

สิ่งสำคัญคือองค์กรควรกำหนดหลักเกณฑ์การออกรหัสให้ชัดเจน และควบคุมไม่ให้เกิดเลข DAR ซ้ำกัน

---

5. ปัญหาของการจัดการใบ DAR แบบ Manual

หลายองค์กรยังใช้ Excel, Word, กระดาษ หรือ Email ในการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งสามารถใช้งานได้ แต่เมื่อจำนวนเอกสารและผู้ใช้งานเพิ่มขึ้น อาจพบปัญหา เช่น

ค้นหาเลข DAR ล่าสุดไม่เจอ, รันเลขซ้ำ, ไม่ทราบว่าเอกสารอยู่ระหว่างการอนุมัติขั้นตอนไหน, ผู้อนุมัติลืมดำเนินการ, เอกสารใหม่และเอกสารเก่าปะปนกัน หรือเสียเวลาในการค้นหาประวัติย้อนหลัง

โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายแผนก หลาย Site หรือมีเอกสารจำนวนมาก การควบคุมด้วยวิธี Manual อาจทำให้ Document Control ต้องใช้เวลาในการติดตามและตรวจสอบข้อมูลมากขึ้น

---

6. จัดการใบ DAR ง่ายขึ้นด้วย iDoxcons

ระบบ iDoxcons – Document Control ช่วยเปลี่ยนกระบวนการจัดการ DAR จากเอกสารหรือไฟล์ Manual ให้สามารถดำเนินการผ่านระบบได้

ผู้ใช้งานสามารถ สร้างใบ DAR บนระบบได้โดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องจัดทำแบบฟอร์มกระดาษแยกต่างหาก

ระบบสามารถช่วยในกระบวนการ เช่น

- สร้างคำขอ DAR ผ่านระบบ
- รันเลข DAR อัตโนมัติ
- เลือกประเภทคำขอ เช่น จัดทำใหม่ แก้ไข หรือยกเลิก
- เชื่อมโยง DAR กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง
- ส่ง Review และ Approval ตาม Workflow
- ติดตามสถานะของคำขอ
- ควบคุม Revision ของเอกสาร
- จัดเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลง
- ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้
- ลดความเสี่ยงจากการรันเลขซ้ำหรือใช้เอกสารผิด Revision

แทนที่จะต้องส่งไฟล์ DAR ผ่าน Email และคอยสอบถามว่า “เอกสารอนุมัติถึงไหนแล้ว?” ผู้ใช้งานสามารถติดตามสถานะผ่านระบบได้

---

7. ตัวอย่าง Workflow การจัดการ DAR บน iDoxcons

กระบวนการสามารถออกแบบให้เป็น Workflow ได้ เช่น

สร้างใบ DAR → ระบบออกรหัส DAR อัตโนมัติ → ระบุเอกสารและรายละเอียดการเปลี่ยนแปลง → ส่ง Review → ส่ง Approval → อนุมัติ → ประกาศใช้เอกสาร → จัดเก็บประวัติ

ทำให้กระบวนการตั้งแต่เริ่มขอจัดทำหรือแก้ไขเอกสารจนถึงการประกาศใช้สามารถเชื่อมโยงกันได้ในระบบเดียว

---

เปลี่ยนการควบคุม DAR จาก Manual สู่ Digital Document Control

ใบ DAR อาจดูเป็นเพียงแบบฟอร์มหนึ่งใบ แต่ในความเป็นจริงถือเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสาร เพราะช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบได้ว่า เอกสารใดถูกสร้าง แก้ไข หรือยกเลิก โดยใคร เมื่อใด และได้รับการอนุมัติจากใคร

การนำระบบ Digital Document Control อย่าง **iDoxcons** มาใช้จึงช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดจากการจัดการเอกสารแบบ Manual และทำให้การควบคุมเอกสารมีความเป็นระบบและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

iDoxcons – เปลี่ยนงานควบคุมเอกสาร ISO ให้เป็นระบบ ลดงาน Manual และติดตามทุกขั้นตอนได้ในที่เดียว